Analisi del rischio clinico del percorso del paziente in un centro di radioterapia avanzata mediante metodologia F.M.E.A.

Abstract

Lo studio nasce dalla volontà di garantire costantemente elevati standard di sicurezza e qualità delle cure in uno scenario di incremento della domanda sanitaria che richiede, anche, mantenimento di processi produttivi efficienti.

La decisione di studiare il processo del paziente in Radioterapia mediante la metodologia FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) al fine di identificare e gestire i rischi per i pazienti è scaturita da un interesse della Divisione di Radioterapia e del Management dell’Istituto Europeo di Oncologia (IEO) IRCCS di Milano in considerazione degli alti volumi di attività: il reparto ha subito una notevole trasformazione nel corso degli ultimi sette anni, aumentando il numero di acceleratori ed il numero di pazienti trattati, passando da 2.197 (2011) a 3.194 (2017).

Sono cambiate le modalità di terapia e le tempistiche di ogni seduta, infatti la maggior parte dei pazienti attuali riceve trattamenti di alta complessità (radioterapia a intensità modulata, radioterapia guidata dalle immagini, radioterapia stereotassica, etc.).

Obiettivo dello studio

Lo scopo di questo lavoro è definire uno strumento di pratico utilizzo e manutenzione per la gestione proattiva del rischio clinico, mediante l’analisi dell’intero percorso radioterapico del paziente: dalla sua prima visita medica sino alla dimissione e successivi follow-up; e testarlo somministrandolo, sotto forma di questionario, ai dipendenti, cercando di coinvolgere rappresentanze numericamente significative di professionisti.

Materiali e metodi

Facendo tesoro di altre esperienze di studi FMEA già condotti in Istituto in altri ambiti, si è deciso di:

• costituire più gruppi di lavoro multidisciplinare (con uno o due componenti di ogni professione) al fine di definire i sotto-processi, i modi di errore e l’entità del danno potenziale.
• proporre a tutti i professionisti sanitari della radioterapia la partecipazione alla definizione della frequenza dei modi di errore nel loro vissuto, utilizzando questionari e scale di valori predefinite.

Per la definizione del valore “danno” e l’attribuzione della frequenza ponderata di accadimento dei vari Failure mode si è voluto evitare l’effetto, potenzialmente involontario, di mitigazione del rischio dovuto alla presa di consapevolezza delle correlazioni tra frequenza di accadimento e danno.

I professionisti coinvolti non erano a conoscenza dei risultati ottenuti.

Risultati

Lo studio è stato effettuato con una partecipazione ampia dei professionisti coinvolti nel percorso del paziente (88,6% del personale coinvolto nello studio ha risposto ai questionari somministrati nella prima parte dello studio; il 69,7%, invece, è stato il tasso di partecipazione nella seconda parte dello studio), consentendo quindi di superare i limiti soggettivi dovuti alla scarsa rappresentatività numerica dei professionisti solitamente coinvolti ed alla mancanza di dati statistici oggettivi sui near miss. Sono state individuate 44 criticità (14% di tutti i Failure studiati) che richiedono la pianificazione di intervento.

Conclusioni

Il lavoro ha portato alla definizione di un modello con analitica descrizione e quantificazione del rischio clinico per tutti i modi di errore mediante un “Risk Priority Number” (RPN) di tutti i sotto-processi del percorso del paziente, dal quale emerge che le aree di criticità che necessitano di un intervento sono ridotte. Sono state individuate diverse azioni di miglioramento per ridurre il rischio clinico. Il modello consente una gestione dinamica nel tempo del rischio clinico legato ad un determinato processo e trasferibile presso altre radioterapie.